Planera arbetet med anbudsskrivningen! Anbudstiden är begränsad och det gäller att bestämma vem som gör vad. Detta gäller särskilt om du ska använda en underleverantör eller lämna ett gemensamt anbud tillsammans med andra företag. Besvara noggrant alla frågor i förfrågningsunderlaget, så att det framgår att du uppfyller alla krav. Beskriv även noggrant hur du uppfyller tilldelningskriterierna, så att du får bästa möjliga resultat i utvärderingen.

Lämna dina bästa villkor

Lämna dina bästa villkor direkt. Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att anbudsgivaren bara har en chans att lämna sitt anbud.

Förhandling bara ibland

Förhandling är möjlig vid direktupphandling, förenklat förfarande och urvalsförfarande. Men tänk på att det är den upphandlande myndigheten som tar initiativet. Räkna därför aldrig med att någon förhandling kommer att ske.

Lämna ett korrekt och fullständigt anbud

Lämna korrekta och kompletta upplysningar från början. Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att låta dig göra någon form av förtydligande eller komplettering. Ofullständiga anbud är tyvärr vanliga.

Ta god tid på dig att kontrollera anbudet innan du lämnar in det. Ansträng dig för att göra anbudet läsvänligt och lätt att förstå. Tänk på att den upphandlande myndigheten ska utvärdera ett antal anbud och att det är tidskrävande att gå igenom ett otydligt anbud. Utgå inte från att den upphandlande myndigheten kan alla förkortningar och termer, om de inte är helt vedertagna inom den aktuella branschen.

Följ strukturen i förfrågningsunderlaget. Använd eventuella anbudsformulär (skapa inte ett eget formulär). Om du anger svar i ett fristående dokument så var noga med att ange vilken fråga som besvaras.

Svara på alla frågor

Du måste besvara samtliga frågor även om du som leverantör är känd av den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten får bara utgå från exakt vad som framgår av anbuden. Skriv därför anbudet som om du vänder dig till en mottagare som inte vet något alls om ditt företag. Svara på frågorna i förfrågningsunderlaget tydligt och koncist. Undvik alltför allmän eller säljande information.

Utformning

Var noga med att följa anvisningarna för att lämna anbudet:

  • Lämna alltid anbudet via en elektronisk plattform när det är möjligt.
  • Använd anbudsformulär om det finns bifogat i förfrågningsunderlaget.
  • Lämna anbudet i det antal exemplar som angetts i förfrågningsunderlaget.
  • Signera samtliga dokument som ska undertecknas.
  • Underteckna anbudet (och av rätt person) om det efterfrågas.
  • Skicka med en elektronisk kopia, exempelvis ett USB-minne om det efterfrågas.
  • Märk kuvertet på anvisat sätt, ofta ska anbud lämnas i kuvert utan företagsinformation.
  • Se till att ditt anbud är författat på det eller de språk som krävs i förfrågningsunderlaget. Även enstaka ord på annat språk än vad som krävs kan resultera i att anbudet förkastas.

Vad innebär upphandlingssekretessen?

Absolut sekretess gäller fram till att den upphandlande myndigheten fattar beslut om att tilldela kontraktet till en leverantör eller avbryta upphandlingen. Det betyder att myndigheten inte får lämna ut några uppgifter om anbuden under själva upphandlingsprocessen till någon annan än den som lämnat uppgiften.

När tilldelningsbeslutet har meddelats är huvudregeln att anbud, protokoll och beslut i upphandlingen blir offentliga. Bara i de särskilda situationer som framgår av offentlighets- och sekretesslagen får den upphandlande myndigheten fortsätta att sekretessbelägga uppgifterna.

Två exempel:

  • Uppgifter om drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör som trätt i affärsförbindelse med en myndighet omfattas av sekretess om man tror att leverantören kan lida skada om uppgifterna röjs.
  • Om det allmänna kan lida skada om uppgifterna röjs. Priset i det vinnande anbudet kan normalt inte sekretessbeläggas. Du kan i anbudet ange vilken information som du anser bör sekretessbeläggas för att underlätta den upphandlande myndighetens sekretessprövning. Men oavsett det gör myndigheten en självständig prövning i varje enskilt fall.

Lämna in anbudet i tid

Skicka in anbudet i god tid. Kontrollera att receptionen är öppen om du ska lämna in anbudet personligen eller via bud. För sent inlämnade anbud får inte prövas av den upphandlande myndigheten. Det är den upphandlande myndigheten som bestämmer hur anbuden ska lämnas. Framgår det av förfrågningsunderlaget att leverantörerna ska lämna anbudet som brev får du inte kräva att göra det via e-post.

  • Börja i god tid!
  • Svara på alla frågor.
  • Hänvisa inte till webbplatser eller andra källor som den upphandlande myndigheten måste hämta in utan skicka med efterfrågad information.
  • Lämna in anbudet i god tid. Det är ditt ansvar att anbudet kommer fram i rätt tid.

Kontrollera att:

  • det tydligt framgår i ditt anbud att alla krav i förfrågningsunderlaget uppfylls
  • du har bifogat samtliga efterfrågade dokument
  • dokumenten är aktuella (exempelvis ställs det ofta krav på att årsredovisningar inte får vara äldre än 1–3 år)
  • kontaktinformationen till dina referenser är uppdaterad.

Källa: upphandlingsmyndigheten.se